Aalto IT Help

View content in another language: English

Salatun sähköpostiviestin lähettäminen ja avaaminen

Aalto-yliopiston IT tarjoaa kaikille Aallon Exchange-sähköpostipalveluita käyttäville salatun sähköpostipalvelun, jota voi käyttää ulospäin lähtevän sähköpostin yhteydessä. Aallon sisäisessä viestiliikenteessä salausta ei tehdä, elleivät vastaanottajan postipalvelut toimi Exchangen ulkopuolella (esim. yksiköiden omat postipalvelimet).

Palvelu käyttää Adobe Acrobatin pdf-tiedostojen salausta, vahvalla AES-256 -salauksella. Salatut viestit toimitetaan liitteineen .pdf-tiedostoissa erillisen välityspalvelimen (portaalin) kautta. Koska viranomaiset eivät ole virallisesti hyväksyneet sähköpostin suojausta, ei se sovellu viranomaisdokumenttien lähettämiseen. Ohjeiden mukaisesti käytettynä voit kuitenkin käyttää sitä kaikkeen muuhun yliopiston viestintään.

Voit lähettää salatun sähköpostin myös mobiililaitteilla. Viestien avaamisessa saattaa kuitenkin olla rajoitteita, jotka johtuvat käytettävän päätelaitteen .pdf-lukijan ominaisuuksista (mm. tuki käytettävälle salaustekniikalle).

Salatun sähköpostin käytössä mahdollisesti havaituista haasteista pyydetään ilmoittamaan Aalto-yliopiston IT:n tietoturvaryhmälle osoitteella: security@aalto.fi.

Ennen salatun sähköpostin käyttöä

  • Viestin vastaanottajaa (sähköpostiosoitetta) ei varmisteta. Kun lähetät salatun sähköpostin, ole tarkkana sähköpostiosoitteiden kanssa.
  • Viesti salataan vain, jos otsikkorivin alussa oleva tunniste on kirjoitettu oikein.
  • Salauksen vahvuus on suoraan riippuvainen vastaanottajan luoman portaalitilin salasanasta.
  • Vastaanottaja saattaa tulkita saapumisilmoituksen urkintaviestiksi, joten heitä kannattaa informoida ennen viestin lähettämistä.
  • Salatun sähköpostin lähettäminen Aaltoon päin onnistuu vain vastaamalla Aallosta lähteneeseen salattuun viestiin.
  • Mikäli vastaanottaja hukkaa salasanansa, ei viestiä voida enää avata.
  • Vastaanottajan ja vastausviestin myötä myös lähettäjän portaalitili on voimassa 30 vuorokautta.

Salatun sähköpostiviestin lähettäminen

Outlook

  1. Informoi viestin vastaanottajaa ennen kuin lähetät salatun sähköpostin, sillä salatun sähköpostin saapumisilmoitus saatetaan tulkita urkintaviestiksi.
  2. Avaa Outlook.
  3. Valitse New Email.
  4. Klikkaa Encrypt vasemmasta yläkulmasta. Kun Encrypt-painike on harmaana, on salaus valittuna.
  5. Kirjoita viestisi viestikenttään kuten tavallisesti. Voit myös lisätä salattuun sähköpostiviestiin liitetiedostoja.
  6. Kun viestisi on valmis, lähetä se painamalla Send.
  7. Rekisteröinti portaaliin, josta salatun sähköpostin voi käydä lukemassa, on voimassa 30 vuorokautta. 30 päivän jälkeen sekä tunnus että salasana poistetaan. Kaikkien jo vastaanotettujen viestien avaaminen tapahtuu vastaanottohetkellä käytössä olevalla salasanalla, joten salasana kannattaa säilyttää huolellisesti.
  8. Mikäli viestintää jatketaan, jatkuu tunnuksen säilytys aina 30 vuorokautta viimeisen viestin lähettämisestä.

Webmail, Thunderbird, Mac Mail

1.Informoi viestin vastaanottajaa ennen kuin lähetät salatun sähköpostin, sillä salatun sähköpostin saapumisilmoitus saatetaan tulkita urkintaviestiksi.

2. Kirjaudu sähköpostipalveluun (webmail, Thunderbird, Mac Mail) ja valitse uusi sähköpostiviesti.

3. Lisää otsikkorivin alkuun seuraava allaoleva lauseke:

AALTO-SECURE:

Huom! Sanojen välissä on oltava väliviiva ja lopussa kaksoispiste kuten mallissa yllä. Välilyöntiä ei vaadita kaksoispisteen jälkeen eikä isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä. Mikäli lausekkeessa tehdään kirjoitusvirhe, lähetetään posti salaamatta.

4. Kirjoita viestisi viestikenttään kuten tavallisesti. Voit myös lisätä salattuun sähköpostiviestiin liitetiedostoja. Kun viestisi on valmis, lähetä viesti painamalla Send.

5. Postin salaus toimii, mikäli AALTO-SECURE: löytyy otsikkorivin alusta ja postia välittävänä palvelimena on mail.aalto.fi.

6. Rekisteröinti portaaliin, josta salatun sähköpostin voi käydä lukemassa, on voimassa 30 vuorokautta. 30 päivän jälkeen sekä tunnus että salasana poistetaan. Kaikkien jo vastaanotettujen viestien avaaminen tapahtuu vastaanottohetkellä käytössä olevalla salasanalla, joten salasana kannattaa säilyttää huolellisesti.

7. Mikäli viestintää jatketaan, jatkuu tunnuksen säilytys aina 30 vuorokautta viimeisen viestin lähettämisestä.  

Salatun sähköpostiviestin avaaminen

Viestin vastaanottajalla tulee olla käytössään vähintään Adobe Reader 7.0  tai jokin muu yhteensopiva tuote (esim. PDF-Xchange).

Portaalin salasanaa ei voi vaihtaa eikä käyttäjä itse pysty kirjautumistaan sieltä poistamaan. Mikäli unohdat salasanan, ylläpito voi ainoastaan poistaa kirjautumistiedot. Poistopyynnön voi lähettää sähköpostilla osoitteella: postmaster@aalto.fi.

1. Mikäli et ole vielä kirjautunut Aallon postiportaaliin, toimitetaan sinulle kirjautumispyyntö. Kirjautumispyyntöviesti sisältää tiedon salatun viestin saapumisesta kolmella kielellä (Suomi, Ruotsi, Englanti), jotta tunnistat viestin viralliseksi ilmoitukseksi, eikä sitä sekoitettaisi esim. urkintaviesteihin, Ilmoituksessa mainitaan myös salatun sähköpostiviestin lähettäjä. Muuta tietoa, kuten esim. salatun sähköpostiviestin otsikkoa, ilmoituksessa ei välitetä.

2. Kirjaudu saapumisilmoituksessa mainittuun portaaliin ja tee itsellesi salasana. Tämän jälkeen saat sähköpostiisi viestin, jonka liitteenä on salasanalla suojattu pdf, joka sisältää lähettäjän alkuperäisen viestin liitteineen.

3. Rekisteröinti portaaliin on voimassa 30 vuorokautta. 30 päivän jälkeen tunnus ja salasana poistetaan. Kaikkien jo vastaanotettujen viestien avaaminen tapahtuu vastaanottohetkellä käytössä olevalla salasanalla, joten salasana kannattaa säilyttää huolellisesti.

4. Mikäli jatkat viestintää, jatkuu tunnuksen säilytys aina 30 vuorokautta viimeisen viestin lähettämisestä.

Esimerkki

message

Kun olet rekisteröinyt salasanasi ensimmäisen viestin vastaanottamisen jälkeen, saat toisen viestin, joka sisältää pdf-tiedoston, joka on suojattu salasanalla. Talleta tiedosto ensin tietokoneellesi ja avaa se sitten Adobe Acrobat Readerilla.

 enterpassword.PNG

Anna seuraavaksi salasana, jonka rekisteröit ensimmäisen viestin jälkeen.

 attachment.png

Kaikki viestiin liittyvät lisätiedostot löytyvät Attachments-painikkeen alta Adobe Acrobat Readerista ruudun vasemmalta puolelta.

Käytämme yhteystietoja vain, jos tarvitsemme lisätietoja palautteeseen liittyen.
Tämä lomake on tarkoitettu vain ohjeesta annettavaan palautteeseen. Jos sinulla on ongelmia IT-palveluiden käytössä, ota yhteyttä: servicedesk@aalto.fi