Aalto IT Help

View content in another language: English

Kokoustilojen varaaminen Aallossa (Outlook ja webmail)

Aalto-yliopiston kokoustiloja voi varata myös Outlookin ja webmailin (https://mail.aalto.fi) kautta.

Varattavissa olevat tilat

Tällä hetkellä Outlookin ja webmailin kautta voi varata lähinnä yhteiskäyttöisiä tiloja. Tarkan listan varattavista huoneista voit nähdä Outlookin tai webmailin kautta.

Outlook

1. Avaa Outlookin yläreunan palkista osoitekirja klikkaamalla Address Book -painiketta.

2. Valitse avautuvan ikkunan alasvetovalikosta All Rooms. Saat näkyviin Outlookin ja webmailin kautta varattavissa olevat huoneet. Yhteiskäyttöiset kokoustilat on järjestetty listassa katuosoitteen mukaan.

Outlook - Address book

Webmail

Kirjautuminen webmailiin https://mail.aalto.fi

1. Kirjaudu sisään webmailiin osoitteessa https://mail.aalto.fi

2. Klikkaa vasemman yläkulman ruudukkoa, ja valitse siitä avautuvasta valikosta People.

Webmail -booking a meeting room

3. Klikkaa hakemistoa Directory ja valitse sen alta avautuvasta valikosta All Rooms.

Saat näkyviin Outlookin ja webmailin kautta varattavissa olevat huoneet.

Webmail -booking a meeting room

Kokoustilan varaaminen

Kokoushuoneen varaus tapahtuu luomalla omaan kalenteriisi uusi kalenteritapahtuma, johon valitset kokouksen paikaksi halutun kokoushuoneen tai lisäät yhdeksi vastaanottajaksi halutun kokoushuoneen.

Outlook

1. Luo kalenteriisi uusi tapahtuma.

2. Kun klikkaat tapahtumaikkunassa Scheduling Assistant tai Invite Attendees -kuvaketta, saat näkyviin Add Rooms /Rooms  -painikkeen, jonka kautta pääset lisäämään tapahtumaan haluamasi kokoushuoneen.

Scheduling Assistant -näkymässä Add rooms -painike löytyy näkymän vasemmasta alareunasta.

Scheduling assistant

 

Add rooms

Invite Attendees tuo näkyviin Location-kentän, jonka oikealla puolella on Rooms-painike.

Invite Attendees

3. Kun olet saanut tapahtuman valmiiksi, paina Lähetä, jolloin lähetät tapahtuman osallistujille (ja kokoushuoneelle).

4. Saat pian kokoushuoneelta sähköpostitse automaattisen vahvistuksen huonevarauksestasi.

Webmail

Kirjautuminen webmailiin https://mail.aalto.fi

1. Siirry kalenteriin oikean yläkulman navigaation kautta.

Mail

2. Luo uusi kalenteritapahtuma.

3. Klikkaa avautuvassa ikkunassa Scheduling Assistant -valintaa.

Booking a meeting room

4. Klikkaa avautuvassa ikkunassa Add room -kohtaa ja valitse avautuvasta listasta haluamasi huone.

Add rooms

5. Valitse osallistujat kohdasta Attendees.

6. Paina OK, jolloin palaat takaisin kalenteritapahtuman sivulle.

7. Täytä tiedot ja paina Send, jolloin lähetät tapahtuman osallistujille (ja kokoushuoneelle).

8. Saat pian kokoushuoneelta sähköpostitse automaattisen vahvistuksen huonevarauksestasi.

Käytämme yhteystietoja vain, jos tarvitsemme lisätietoja palautteeseen liittyen.
Tämä lomake on tarkoitettu vain ohjeesta annettavaan palautteeseen. Jos sinulla on ongelmia IT-palveluiden käytössä, ota yhteyttä: servicedesk@aalto.fi