Aalto IT Help

View content in another language: English

Automaattisen poissaoloviestin asettaminen webmailissa

Voit kytkeä automaattisen poissaoloviestin webmailiin esim. lomalle lähtiessäsi. Automaattisen poissaoloviestin voi asettaa sekä henkilökohtaiseen sähköpostiin sekä resurssipostilaatikkoon.

Kirjautuminen webmailiin https://mail.aalto.fi

Henkilökohtainen sähköposti

Jos haluat esim. lomalle lähtiessäsi kytkeä päälle sähköpostiisi automaattisen poissaoloilmoituksen, toimi seuraavasti:

1. Kirjaudu sisään Aalto sähköpostiin osoitteessa https://mail.aalto.fi

2. Valitse Options menu –valikko auki ruudun oikeasta ylälaidasta. Valitse Automatic replies.

out-of-office-OWA-1

 3. Valitse Send automatic replies –valintaikkunasta Send automatic replies -valintaruutu. Muista myös valita Send automatic reply messages to senders outside my organization, jotta automaattivastaukset menevät myös organisaation ulkopuolisiin osoitteisiin.

out-of-office-owa-2

4. Jos haluat määrittää automaattiselle viestille tietyn ajanjakson, valitse Send replies during this time period -valintaruutu. Määritä tämän jälkeen aloitusaika Start time ja sitten lopetusaika End time.

5. Kirjoita sitten vapaamuotoinen organisaation sisällä näkyvä viestisi kohtaan: Send a reply once to each sender inside my organization with the following message. Muista myös kirjottaa organisaation ulkopuolelle näkyvä viesti kohtaan: Send a reply once to each sender outside my organization with the following message.

6. Valitse OK. Automaattinen viesti on nyt asetettu.

HUOM! Jos valitset Send replies only during this time period -asetuksen vaiheessa 4. Automatic replies (Out of Office) -ominaisuus pysyy käytössä vaiheessa 5 määritettyyn päättymispäivämäärään ja -aikaan asti. Muussa tapauksessa toiminto pysyy käytössä, kunnes toistat vaiheet 1-3 ja kytket automaattisen poissaoloilmoituksen pois valitsemalla kohdan Don’t send automatic replies.

Resurssipostilaatikko

Kaikki käyttäjät, joilla on oikeudet resurssipostilaatikkoon, voivat käydä webmailin kautta asettamassa automaattisen poissaoloilmoituksen. Automaattisen poissaoloilmoituksen asettaminen onnistuu seuraamalla alla olevia ohjeita.

1. Kirjaudu omalla henkilökohtaisella Aalto-käyttäjätunnuksellasi sisään resurssipostilaatikkoon osoitteessa: https://mail.aalto.fi/owa/postilaatikon_osoite@aalto.fi

(osoitteen loppu elää sähköpostilaatikon nimen mukaan esim. postmasterin sähköpostilaatikon osoite olisi https://mail.aalto.fi/owa/postmaster@aalto.fi)

2. Valitse Options menu –valikko auki ruudun oikeasta ylälaidasta. Valitse Automatic replies.

out-of-office-OWA-1

3.  Valitse Send automatic replies –valintaikkunasta Send automatic replies -valintaruutu. Muista myös valita Send automatic reply messages to senders outside my organization, jotta automaattivastaukset menevät myös organisaation ulkopuolisiin osoitteisiin.

out-of-office-owa-2

4.  Jos haluat määrittää tietyn ajan ja päivämääräalueen, valitse Send replies during this time period -valintaruutu. Määritä tämän jälkeen aloitusaika Start time ja sitten lopetusaika End time.

5. Kirjoita sitten vapaamuotoinen organisaation sisällä näkyvä viestisi kohtaan: Send a reply once to each sender inside my organization with the following message. Muista myös kirjottaa organisaation ulkopuolelle näkyvä viesti kohtaan: Send a reply once to each sender outside my organization with the following message.

6. Valitse OK. Automaattinen viesti on nyt asetettu.

HUOM! Jos valitset Send replies only during this time period -asetuksen vaiheessa 4. Automatic replies (Out of Office) -ominaisuus pysyy käytössä vaiheessa 5 määritettyyn päättymispäivämäärään ja -aikaan asti. Muussa tapauksessa toiminto pysyy käytössä, kunnes toistat vaiheen 1-3 ja kytket automaattisen poissaoloilmoituksen pois valitsemalla kohdan Don’t send automatic replies.

Käytämme yhteystietoja vain, jos tarvitsemme lisätietoja palautteeseen liittyen.
Tämä lomake on tarkoitettu vain ohjeesta annettavaan palautteeseen. Jos sinulla on ongelmia IT-palveluiden käytössä, ota yhteyttä: servicedesk@aalto.fi